电子发现在诸多方面影响着IT部门。其中一个方面就是信息产生与呈现的问题。IT部门可以在很短的时间内根据要求产生数百万页的信息。这些信息有可能是打印在纸张上的，也有可能是电子信息或两种形式兼备。IT部门必须准备好根据需要来创建信息。这看起来好像没什么问题。法务人员在会商中敲定信息产生细节，但是这些协议经常面临司法裁决和审判的压力。这意味着在一个案件开始一年后，IT部门有可能被要求将信息按"原始格式"（Word，Outlook等）或作为图片文件来快速复制并/或打印数百万张纸（这不是夸张）。对方通常喜欢原始格式，因为比起数千张打印件或TIFF图片，原始格式可以让他们更容易地搜寻原始的Outlook文件。但是，另一方有时可以不按照他们的要求来做。

    在最近的Kay Beer与Energy Brands的诉讼中，原告坚持被告提供非常大数量的电子邮件，并且要按照原来的Outlook格式。简单地说，这个要求覆盖了将近20GB的潜在相关数据，包括50万页以上的信息。这确实是很多电子邮件。

    在会议中，Energy Brands同意道如果Kay Beer对原始格式下的相关文档提出"善意要求"，那么Energy Brands会尽最大努力来遵守。此前，Energy Brands在电子邮件发现上的行为反复无常，先是声称没有相关的电子邮件，后来又发现数千封电子邮件。因此Kay Beer要求审查大量电子邮件的要求也就显得可以理解。

    但是，当Kay Beer要求原始格式文档时，Energy Brands却推脱了这个要求--而法官也同意了Energy Brands的做法。为什么？

    其中一个原因是案件事实本身。除了一项指控外，法官已经在所有其他指控中做出了有利于被告的判决，因此这个案件的规模已经大幅缩小。根据比例原则，信息审查要求所涉及的数量与只有剩余一项指控的情况不成比例。此外，法官并不认为Kay Beer对原始格式文档的坚持与本案有重大关系。法官最后引用了电子文档创建的Sedona原则：

    "除非这种要求对纠纷的解决有重大作用，否则在没有双方同意或法院命令的情况下，被要求方没有义务来保存和创建元数据。"

    尽管Outlook格式所产生的数据不止元数据，但是这个原则仍然同样适用：除非原始格式对判决有重大作用，否则仅凭一方对原始格式的坚持并不能构成这么做的充分理由。法官发现原始格式与剩余指控的解决并无重大关系。他同时还指出原始格式的Outlook文件生产并不能使用贝茨编号而且还是可以修改的。考虑到这些顾虑以及潜在相关数据集的庞大规模，他的裁定是：从剩余指控本身考虑，Kay Beer提出了过分的要求。

    Energy Brands同第三方合作对原始数据集进行了重复数据删除，不过其他工作是在内部进行的。他们的IT部门将负责导出数十万封电子邮件以供原告审查。Energy Brands在这个案例中躲过了一击，但是并不是所有人都这么幸运。IT部门必须做好应对这种要求的准备，并且要能够迅速处理。一些电子发现产品已经具有这种功能--FTI的Attenex就是一个例子。对于IT人员来说，最好事先了解哪些工具可以处理不同类型信息任务。